• Contravenții REGES Online: Ce riști dacă nu respecți noile reguli?

    Contravenții REGES Online: Ce riști dacă nu respecți noile reguli?

    REGES Online a înlocuit vechiul sistem Revisal, devenind platforma oficială pentru evidența salariaților. Dacă ești antreprenor, trebuie să știi că neconformarea cu cerințele acestui sistem informatic poate atrage amenzi semnificative, conform HG nr. 905/2017, modificată și actualizată.

    În acest articol, îți explicăm clar:

    • ce obligații ai,
    • ce riscuri legale presupune nerespectarea lor,
    • și cum poți evita sancțiunile.

    Care sunt principalele obligații în REGES Online?

    Fie că ai un startup sau o firmă cu zeci de angajați, trebuie să ții cont de următoarele:

    1. Înregistrarea în REGES imediat ce angajezi (în cazul firmelor noi sau vechi, dar fără angajați până acum).
    2. Tranziția datelor de la Revisal în noul REGES.
    3. Transmiterea datelor în REGES Online la angajare, modificare sau încetare a contractelor individuale de muncă.
    4. Respectarea termenelor pentru introducerea și actualizarea informațiilor.
    5. Verificarea corectitudinii și actualizarea datelor introduse în sistem.

    Contravenții REGES Online: Ce riști dacă nu respecți noile reguli?

    Începând cu 1 octombrie 2025, utilizarea exclusivă a platformei REGES-Online devine obligatorie pentru toți angajatorii. Orice întârziere, omisiune sau transmitere incorectă poate atrage sancțiuni severe. Iată toate contravențiile prevăzute de lege, pe înțelesul antreprenorilor:

    Neînregistrarea în REGES Online

    Neînregistrarea angajatorutui în sistem este contravenție și se aplică amenzi între 15.000 – 20.000 lei.

    Informații incomplete la înregistrarea în REGES

    Înainte de a face tranziția la REGES trebuie verificat dacă în Revisal s-au făcut toate modificările. Ulterior, după migrarea în REGES Online, trebuie verificate toate contractele. În cazul în care sunt informații eronate sau care lipsesc, trebuie făcută actualizarea datelor. Transmiterea incompletã a contractelor active se sancționează cu amendă între 5.000 – 10.000 lei.

    Netransmiterea datelor la angajare (munca nedeclarată)

    Trebuie să transmiți în REGES, cel târziu în ziua anterioară începerii activității, date precum:

    • Identificarea angajatorului: CUI, CIF, sediu, reprezentant legal;
    • Datele salariatului: nume, prenume, CNP, NIF, cetățenie, țara de proveniență;
    • Pentru persoane cu dizabilități: grad, tip handicap, durata certificatului;
    • Numărul și data contractului de muncă;
    • Ocupația și funcția conform COR;
    • Tipul și durata contractului (determinat / nedeterminat);
    • Locul muncii (fix / mobil), programul și repartizarea timpului de lucru.

    Sancțiunea prevăzută de REGES: amendã de 20.000 lei pentru fiecare persoană astfel identificată, fără a depăși valoarea cumulată de 200.000 lei.

    Netransmiterea datelor în registru 

    Se sancționează dacă nu transmiți:

    • Elementele contractului deja în derulare – Riști amenzi între 3.000 și 5.000 lei/caz.
    • Transferul salariatului (în max. 5 zile) – Riști amenzi între 5.000 și 8.000 lei/caz
    • Detalii privind detașarea (internațională sau națională) – Riști amenzi între 3.000 și 5.000 lei/caz.
    • Suspendări contracte (exceptând concedii medicale) – Riști amenzi între 3.000 și 5.000 lei/caz.
    • Încetarea contractului (dacă nu este raportată la timp) – Riști amenzi între 5.000 și 8.000 lei/caz.

    Netransmiterea modificărilor în REGES 

    Modificările privind salariații trebuie raportate în max. 3 zile lucrătoare, inclusiv:

    • Schimbarea funcției, duratei contractului, locului de muncă etc.;
    • Modificări salariale sau bonusuri (în 20 zile);
    • Detașări (înainte de producerea efectului);
    • Suspendări/încetări (cel târziu la data producerii).

    Amenda prevăzută: 5.000 – 8.000 lei.

    Nepăstrarea dosarului personal

    Dosarul personal al salariatului trebuie păstrat fie la angajator, fie la sediul unde are loc încadrarea.  Lipsa lui îți poate aduce o amendă cuprinsă între 3.000 – 6.000 lei.

    Refuzul de a elibera documente 

    Refuzul de a elibera, în termen de 15 zile lucrătoare:

    • Certificate pentru salariați sau foști salariați;
    • Adeverințe privind activitatea, salariul, vechimea etc.;
    • Extras din REGES.

    Amenda prevăzută de lege este cuprinsă între 3.000 – 5.000 lei.

    Rapoarte întârziate ale certificatelor medicale 

    Pentru raportări întârziate ale certificatelor medicale sau suspendărilor ITM te poate amenda cu sume între 3.000 – 5.000 lei / caz.

    Alte contravenții

    Se sancționează cu amendă: 3.000 – 6.000 lei:

    • Transmiterea eronată sau incompletă a datelor
    • Subcontractarea neautorizată a completării REGES
    • Netransmiterea în 3 zile a datelor privind contractele de prestări servicii
    • Netransmiterea datei începerii sau încetării contractului.

    Important pentru antreprenori

    • Dacă delegi responsabilitatea REGES Online către contabil sau consultant, ai obligația să oferi o împuternicire oficială (contract prestări servicii/contract individual de muncă în care se menționează clar obligația acestuia de a crea contul REGES și de a-l administra, sau procură notarială).
    • Lipsa unei delegări corecte duce la transmiterea ilegală a datelor și implică amenzi pentru firma ta.
    • Nu te baza pe “merge și așa”. REGES Online lasă urme digitale clare și Inspecția Muncii are acces complet la istoricul modificărilor.

    Cum eviți amenzile?

    1. Fă înrolarea în REGES Online la timp (de la 1 octombrie 2025 Revisal nu va mai putea fi accesat).
    2. Informează-te constant asupra modificărilor legislative.
    3. Folosește persoane autorizate și desemnate oficial pentru transmiterea datelor.
    4. Verifică periodic corectitudinea datelor din sistem.
    5. Păstrează documentele justificative cel puțin 5 ani.

    Concluzie

    REGES Online este o obligație legală importantă care îți poate aduce sancțiuni semnificative dacă este ignorată. Acordă atenție acestui aspect și tratează cu seriozitate responsabilitatea raportării angajaților în sistemul electronic al Inspecției Muncii. Nu uita că greșelile sau întârzierile pot atrage amenzi de zeci de mii de lei. 

    Soluția? Asigură-te că:

    • ai contul creat corect,
    • ai desemnat o persoană autorizată să gestioneze REGES,
    • colaborezi cu un contabil sau expert HR informat.

    Viviana Popa

    Viviana Popa

    ,

  • REGES Online – Partea a 3-a: Desemnarea reprezentantului legal și a delegaților

    REGES Online – Partea a 3-a: Desemnarea reprezentantului legal și a delegaților


    Te-ai înregistrat deja în REGES? Află acum pas cu pas cum desemnezi reprezentantul legal al firmei în platforma REGES Online – aplicația oficială a ITM pentru gestionarea Registrului General de Evidență a Salariaților, dar și cum poți delega această responsabilitate către o altă persoană, cum ar fi un contabil sau un specialist HR.

    Ce presupune desemnarea reprezentantului legal?

    REGES Online funcționează pe baza identității digitale – așadar, cineva trebuie să fie recunoscut ca reprezentant legal al firmei, pentru a putea gestiona salariații în platformă. Contul se creează pe CNP-ul administratorului, în calitate de reprezentant legal. Astfel, dacă ești administratorul firmei, tu vei fi cel desemnat. 

    De ce ai nevoie înainte să începi?

    Pentru desemnarea reprezentantului legal vei avea nevoie de: 

    • contul creat în REGES, cu certificat digital calificat (semnătură electronică) sau identitate confirmată în sistemul ROeID
    • documentele: actul constitutiv (din care reiese calitatea de reprezentant)

    Cum desemnezi reprezentantul legal?

    Pasul 1: Înregistrare în REGES (vezi tutorialul nostru pentru înregistrare cu certificat, dar și pe cel pentru înregistrarea cu ROeID și vezi care este varianta potrivită pentru tine)

    Pasul 2: Dacă deja te-ai înregistrat în REGES, te poți autentifica. Selectează metoda de autentificare (semnătură electronică, cont ROeID). După autentificare, vei fi direcționat în platforma REGES Online.

    Pasul 3: Desemnarea reprezentantului legal: În panoul principal, accesează „Administrare angajatori”. Dacă firma ta nu este înregistrată, apasă pe „Înregistrare nouă” și completează datele firmei: CUI, denumire, adresă, cod CAEN. Dacă deja este înregistrată, atunci îți va fi sugerată și o poți selecta. Mai departe, alege tipul de utilizator: „Reprezentant legal”. Confirmă că tu ești persoana îndreptățită (sistemul verifică datele din Registrul Comerțului), iar după validare, firma ta va apărea în lista de angajatori – ești desemnat oficial.

    Dacă vrei ca altcineva să opereze în REGES Online, poți face o delegare.

    Ce presupune delegarea?

    Dacă vrei ca toate operațiunile din REGES să fie făcute de altcineva, atunci trebuie să delegi. Poți delega pe cineva din firma de contabilitate, sau un specialist HR care 

    • va adăuga, va înceta sau va suspenda contracte
    • va elibera adeverințe
    • etc.

    Cum delegi?

    1. După ce firma e înregistrată, mergi la secțiunea „Delegări”
    2. Apasă pe „Adaugă delegat”
    3. Introdu datele persoanei delegate: CNP, nume complet, adresă email
    4. Alege nivelul de acces: Consultare sau Administrare completă
    5. Atașează un fișier PDF cu împuternicirea semnată electronic de tine
    6. Apasă „Trimite”

    Important: Persoana delegată va primi o notificare și va trebui să accepte delegarea prin contul său ROeID.

    Ce mai trebuie să știi?

    1. Poți verifica în orice moment cine are acces la REGES Online pentru firma ta, din meniul „Delegări”. 
    2. De asemenea, poți revoca sau modifica drepturile oricând, în funcție de nevoile firmei.
    3. Poți delega mai multe persoane, doar reprezentantul legal rămâne unul singur.
    4. Și nu uita: orice modificare a structurii firmei (ex: schimbarea administratorului) presupune actualizarea datelor și în REGES Online.

    Desemnarea și delegarea sunt pași esențiali pentru funcționarea corectă a platformei, iar dacă urmezi pașii din acest tutorial, ar trebui să fii gata să începi lucrul în sistem. 

    Viviana Popa

    ,

  • Înregistrarea în REGES ONLINE – Partea a 2-a: ROeID

    Înregistrarea în REGES ONLINE – Partea a 2-a: ROeID

    Nu deții certificat digital pentru înregistrarea în REGES Online, platforma oficială a Inspecției Muncii? Poți folosi ROeID – sistemul național de identificare electronică.

    Așadar, dacă ești angajator sau reprezinți o firmă, acest articol este pentru tine. Iată ce ai de făcut pas cu pas.

    Ce trebuie să știi despre Reges Online și ROeID?

    Reges Online este aplicația web a ITM-ului, prin care angajatorii pot transmite Registrul General de Evidență a Salariaților în format electronic, fără să mai meargă la ITM, dar de asemenea, fără a mai descărca fișierul .rvs dintr-o aplicație suplimentară (cum era în cazul vechiului Revisal).

    Ce este ROeID?

    ROeID este sistemul național de autentificare electronică – o alternativă la semnătura digitală clasică – care se bazează pe buletinul electronic sau aplicații de tip eID.

    Înregistrarea în REGES ONLINE folosind ROeID

    Înainte să începi procedura de înregistrare trebuie să te asiguri că ai:

    1. Buletin electronic (CI cu CIP) sau aplicația ROeID activă pe telefon.
    2. Un cont creat în ROeID – îl poți crea pe https://roedid.gov.ro.
    3. Un dispozitiv compatibil (laptop/telefon) cu NFC activat (dacă folosești buletinul).

    Iată care sunt pașii:

    Pasul 1: Accesezi REGES ONLINE pe site-ul oficial https://regesonline.inspectiamuncii.ro

    Pasul 2: Selectezi „Autentificare cu ROeID”, și vei fi redirecționat către pagina ROeID.

    Pasul 3: În această pagină trebuie să alegi metoda de autentificare:

    • cu buletin electronic (prin NFC)
    • sau cu aplicația ROeID pe telefon

    În funcție de ce selectezi trebuie să urmezi instrucțiunile de pe ecran pentru autentificare (scanare NFC, PIN etc.).

    Pasul 4: După autentificare vei fi direcționat în Reges Online unde trebuie să completezi datele angajatorului (CUI-ul firmei, denumirea completă, datele de contact, codul CAEN principal). 

    Pasul 4: La acest pas trebuie să desemnezi persoana responsabilă cu completarea și transmiterea datelor în Revisal. Acesta poate fi reprezentantul legal sau o persoană desemnată prin procură.

    Ce faci după înregistrare?

    După ce făcut înregistrarea firmei în noul REGES, poți începe să folosești aplicația pentru 

    1. completarea contractelor de muncă, modificări, suspendări sau încetări
    2. generarea și trimiterea fișierului Revisal direct din platformă
    3. gestionarea salariaților firmei fără deplasare la ITM.

    Ce mai trebuie să știi?

    Este important să știi că:

    1. Dacă ai mai multe firme, le poți adăuga pe toate în contul tău.
    2. Trebuie să salvezi periodic datele și să descarci dovezile transmiterii.
    3. Dacă vrei să eviți amenzile pentru transmiterea eronată sau cu întârziere a datelor, este recomandat să apelezi la un consultant specializat.

    Asta a fost tot despre înregistrarea în Reges Online folosind ROeID. Găsești acest tutorial pas cu pas în videoul de pa canalul de YouTube MBV Tax. Dacă ți-a fost util acest tutorial, nu uita să dai un like, să te abonezi și să lași un comentariu cu întrebările tale.

    Viviana Popa

    Viviana Popa

    , ,

  • Înregistrarea în REGES ONLINE – Partea 1

    Înregistrarea în REGES ONLINE – Partea 1

    Începând cu data de 01.04.2025 ITM a pus la dispoziția firmelor un nou portal, mai modern și 100% digital, disponibil online, fără aplicații suplimentare, pentru transmiterea registrului de evidenţă a salariaţilor în format electronic. Noul sistem va înlocui complet vechiul Revisal până la 30 septembrie 2025, așa că este important să știi că până la acea dată trebuie OBLIGATORIU să faci migrarea către noul REGES. Pentru a face tranziția mai ușoară, Mădălina îți explică punctual în tutorialul de pe canalul de YouTube MBV Tax cum se face înregistrarea în REGES ONLINE și de ce ai nevoie pentru asta.

    Ce este Reges Online?

    Reges Online este aplicația web a ITM-ului, unde sunt centralizate toate informațiile referitoare la personalul angajat. Prin intermediul aplicației, firmele pot înregistra, actualiza și monitoriza rapid datele salariaților, respectând cerințele legale privind evidența contractelor de muncă și a modificărilor aferente.

    Ce este special la noul Revisal? 

    Noul Reges Online permite organizarea completă și în siguranță a datelor, contribuind astfel la optimizarea proceselor administrative și la asigurarea conformității cu legislația muncii.

    În plus, aplicația este accesibilă de pe orice dispozitiv conectat la internet, fără a mai fi necesară vreo aplicație, cum era cu vechiul Revisal. Astfel, prin noul portal nu mai este necesară instalarea unei aplicaţii dedicate (ex. Revisal), iar generarea şi transmiterea fişierelor .rvs nu mai este obligatorie. 

    Înregistrarea în REGES ONLINE

    Înrolarea în platforma reges online se realizează:

    1. prin utilizarea identității digitale RoeID acordată de Autoritatea pentru Digitalizarea României
    2. sau prin utilizarea unui certificat digital calificat.

    Atenție: Înrolarea se va face pe baza CNP-ului, de către reprezentantul legal sau împuternicit.

    Ulterior reprezentantul poate delega responsabilitatea operării în registru, unui salariat propriu sau unei firme de contabilitate (poți avea mai mulți delegați).

    Înregistrarea în REGES ONLINE – partea 1 – cu certificat digital calificat

    Pentru înregistrarea în Reges Online cu semnătură electronică ai nevoie de două lucruri:

    1. un device (laptop/calculator/smartphone) conectat la internet
    2. un certificat digital calificat

    Iată și care sunt pașii pe care trebuie să îi urmezi:

    Pasul 1: Accesează https://reges.inspectiamuncii.ro, și dă click pe butonul „Registrul pentru angajatori”. Se va deschide o nouă fereastră unde poți selecta autentificare sau creare cont nou.

    Pasul 2: Pentru crearea unui cont nou trebuie să completezi toate datele din formular. Important ca adresa de e-mail să fie una validă, la care ai acces. Aici vei primi un link pentru verificare.

    Pasul 3: Accesează link-ul „Activare cu semnătura digitală”. 

    În cazul în care nu ai încă documentul de confirmare trebuie să descarci formularul oficial „Confirmare” de pe portalul ANAF. În prima parte a documentului, vei insera numele complet și adresa de email. După ce bifezi căsuța „cu CNP” și introduci CNP-ul poți salva documentul. După ce aplici semnătura electronică poți trimite documentul la autoritatea care ți-a furnizat semnătura electronică. Dacă totul este în regulă, aceasta îți va returna documentul contrasemnat.

    După ce ai documentul de confirmare, poți să treci la următorul pas.

    Pasul 4: Completează datele utilizatorului (CNP, Nume și Prenume – la fel cum sunt înscrise în documentul de confirmare) și apoi apasă „Încarcă document”.

    Pasul 5; Se bifează check-box-ul și se apasă butonul „Trimite solicitare”.

    În acest moment trebuie să ai conectat stick-ul cu semnătura electronică.

    Atenție: În funcție de alegerea făcută la Calitate subsemnat, va trebui să încarci documentele specificate la unul dintre punctele a–e.

    Nu deții semnătură electronică? Te poți înrola cu RoeID. Vezi în acest articol întreaga procedură.

    Sancțiuni

    Este important să te înregistrezi la timp în noul Revisal și de asemenea, să te asiguri că sunt transmise toate informațiile corect, pentru a evita sancțiunile (amenzi între 5.000 – 20.000 lei).

    Desigur, cu tot haosul fiscal, este recomandat să delegi acest task unui specialist, iar pentru asta echipa MBV îți pune la dispoziție tot suportul.

    Viviana Popa

    Viviana Popa

    ,

  • REGES-Online obligatoriu din 2025. Ce trebuie să facă angajatorii?

    REGES-Online obligatoriu din 2025. Ce trebuie să facă angajatorii?

    Până la data de 30 septembrie 2025, toate firmele trebuie să migreze complet de la Revisal către noul REGES Online. În acest articol vei găsi un ghid complet despre ce este REGES-Online, care sunt pașii pentru înregistrare, cine poate transmite datele în sistem și ce sancțiuni există.

    Ce este REGES-Online?

    Revisal este înlocuit complet de o nouă platformă complet digitalizată! 

    Noul REGES Online, platforma națională gestionată de Inspecția Muncii va ține o evidență complet digitalizată a salariaților. Pe lângă înregistrarea electronică a tuturor informațiilor referitoare la contractele de muncă accesibile pentru angajatori, această nouă platformă va oferi informații în timp real și angajaților. În plus, REGES Online vine și cu o serie de noi obligații pentru angajatori privind raportarea contractelor individuale de muncă.

    De când se aplică?

    Oficial, noul Reges Online este deja disponibil, însă data limită până la care firmele trebuie să îl implementeze este 30 septembrie 2025.

    Concret, până la această dată, toți angajatorii trebuie

    • să-și creeze cont în REGES-ONLINE
    • să migreze datele existente
    • să înceapă raportarea exclusiv prin noua platformă.

    Ce nu va mai fi posibil după 30 septembrie?

    • vechiul Revisal nu va mai putea fi accesat
    • angajatorii care nu vor fi implementat noul REGES Online vor fi amendați
    • se vor aplica sancțiuni pentru transmiteri eronate sau incomplete.

    Cum îți creezi cont în REGES-Online?

    Dacă ai o firmă atunci trebuie să creezi contul REGES-Online până la data de 30 septembrie 2025. Iată ce ai de făcut:

    Primul pas: se creează contul pe numele și CNP-ul reprezentantului legal al firmei, prin una dintre următoarele metode:

    • autentificare prin ROeID (recomandată pentru rapiditate)
    • semnătură electronică calificată
    • identificare fizică la sediul ITM.

    Pasul doi: După crearea contului, trebuie să accesezi secțiunea Registre, Cerere acces pentru a introduce în platformă CUI-ul firmei pentru care se vor introduce date cu privire la angajați. 

    Pasul trei: te pregătești pentru transmiterea datelor în REGES Online!

    Cine poate transmite datele în REGES-Online?

    După crearea contului în platformă îți poți organiza procedurile de transmitere și gestiune a datelor în platformă. Trebuie să știi că chiar dacă ai contul creat pe numele tău, poți delega acces altor utilizatori, după preferință

    • angajați interni
    • sau firme externe.

    Transmitere internă

    Este permisă doar pentru salariați cu contract de muncă activ, nu și pentru administratorii fără contract de muncă nu pot face raportările.

    Externalizare către un prestator de servicii

    Poți delega înregistrările în REGES

    • unui specialist HR sau expert contabil cu PFA
    • unei firme de contabilitate 
    • sau unei firme de HR autorizată.

    Pentru externalizare, este obligatoriu să ai un contract de prestări servicii prin care să oferi accesul în platformă, cu următoarele informații:

    • CUI-ul firmei pentru care se externalizează serviciul
    • numele reprezentantului legal
    • perioada contractuală.

    Obligații angajatori REGES-Online

    Pe lângă obligația creării contului, conform noilor prevederi legale, angajatorii trebuie să respecte următoarele obligații:

    Transmiterea contractelor înainte de angajare

    Toate contractele individuale de muncă trebuie înregistrate cel târziu în ziua anterioară începerii activității pentru a evita sancțiunile.

    Completarea datelor lipsă pentru contractele active

    În perioada de tranziție, trebuie verificate informațiile înregistrate și în cazul datelor lipsă pentru contractele active, angajatorii trebuie să actualizeze toate contractele deja existente în REVISAL, pentru a se asigura că respectă noile cerințe REGES Online.

    Raportarea modificărilor contractuale

    Orice modificare a contractelor privind salariul, funcția, norma de lucru, suspendarea sau încetarea CIM trebuie raportată în sistem înainte de a produce efecte.

    Dosar de personal complet

    De asemenea, angajatorii au obligația de a păstra pentru fiecare salariat un dosar complet (în format fizic sau electronic, cu semnătură calificată).

    Furnizarea documentelor la solicitarea angajatului

    Totodată, în cazul în care angajatul solicită adeverințe sau alte documente din REGES, angajatorul are obligația de a furniza documentele solicitate în termenul legal de maximum 15 zile lucrătoare de la solicitare.

    Corectarea erorilor

    Atenție: În cazul identificării unor erori în urma transmiterii datelor, acestea trebuie rectificate imediat, prin completări sau corecții în REGES-Online.

    Ce mai trebuie să știi despre REGES Online?

    Conform noilor reglementări toate contractele (atât cele noi, cât și cele vechi), trebuie să includă informații complete. În acest sens, Hotărârea de Guvern nr. 295/2025 introduce câmpuri suplimentare cu informații ce trebuie completate (dacă nu sunt deja menționate) pentru toate contractele:

    • gradul și tipul de handicap, dacă este cazul
    • locul muncii – fix sau mobil
    • repartizarea timpului de muncă – normă întreagă, parțială, program individualizat, ture etc.

    Atenție:

    Chiar dacă delegi serviciile de HR, răspunderea legală îți aparține în continuare în calitate de angajator, indiferent dacă gestionarea REGES Online este internă sau externalizată. Așadar, recomandarea ar fi ca în cazul delegării acestor sarcini să faci verificări constante pentru a te asigura că respecți legislația și regulile actuale.

    Recomandările MBV

    • creează contul în REGES-ONLINE din timp, evitând aglomerația din toamnă
    • verifică și completează toate contractele existente
    • colaborează cu un expert contabil sau o firmă specializată cu experiență în relația cu Inspecția Muncii.

    Viviana Popa

    Viviana Popa

    ,