REGES Online a înlocuit vechiul sistem Revisal, devenind platforma oficială pentru evidența salariaților. Dacă ești antreprenor, trebuie să știi că neconformarea cu cerințele acestui sistem informatic poate atrage amenzi semnificative, conform HG nr. 905/2017, modificată și actualizată.

În acest articol, îți explicăm clar:

• ce obligații ai,
• ce riscuri legale presupune nerespectarea lor,
• și cum poți evita sancțiunile.

Care sunt principalele obligații în REGES Online?

Fie că ai un startup sau o firmă cu zeci de angajați, trebuie să ții cont de următoarele:

1. Înregistrarea în REGES imediat ce angajezi (în cazul firmelor noi sau vechi, dar fără angajați până acum).
2. Tranziția datelor de la Revisal în noul REGES.
3. Transmiterea datelor în REGES Online la angajare, modificare sau încetare a contractelor individuale de muncă.
4. Respectarea termenelor pentru introducerea și actualizarea informațiilor.
5. Verificarea corectitudinii și actualizarea datelor introduse în sistem.

Contravenții REGES Online: Ce riști dacă nu respecți noile reguli?

Începând cu 1 octombrie 2025, utilizarea exclusivă a platformei REGES-Online devine obligatorie pentru toți angajatorii. Orice întârziere, omisiune sau transmitere incorectă poate atrage sancțiuni severe. Iată toate contravențiile prevăzute de lege, pe înțelesul antreprenorilor:

Neînregistrarea în REGES Online

Neînregistrarea angajatorutui în sistem este contravenție și se aplică amenzi între 15.000 – 20.000 lei.

Informații incomplete la înregistrarea în REGES

Înainte de a face tranziția la REGES trebuie verificat dacă în Revisal s-au făcut toate modificările. Ulterior, după migrarea în REGES Online, trebuie verificate toate contractele. În cazul în care sunt informații eronate sau care lipsesc, trebuie făcută actualizarea datelor. Transmiterea incompletã a contractelor active se sancționează cu amendă între 5.000 – 10.000 lei.

Netransmiterea datelor la angajare (munca nedeclarată)

Trebuie să transmiți în REGES, cel târziu în ziua anterioară începerii activității, date precum:

• Identificarea angajatorului: CUI, CIF, sediu, reprezentant legal;
• Datele salariatului: nume, prenume, CNP, NIF, cetățenie, țara de proveniență;
• Pentru persoane cu dizabilități: grad, tip handicap, durata certificatului;
• Numărul și data contractului de muncă;
• Ocupația și funcția conform COR;
• Tipul și durata contractului (determinat / nedeterminat);
• Locul muncii (fix / mobil), programul și repartizarea timpului de lucru.

Sancțiunea prevăzută de REGES: amendã de 20.000 lei pentru fiecare persoană astfel identificată, fără a depăși valoarea cumulată de 200.000 lei.

Netransmiterea datelor în registru 

Se sancționează dacă nu transmiți:

• Elementele contractului deja în derulare – Riști amenzi între 3.000 și 5.000 lei/caz.
• Transferul salariatului (în max. 5 zile) – Riști amenzi între 5.000 și 8.000 lei/caz
• Detalii privind detașarea (internațională sau națională) – Riști amenzi între 3.000 și 5.000 lei/caz.
• Suspendări contracte (exceptând concedii medicale) – Riști amenzi între 3.000 și 5.000 lei/caz.
• Încetarea contractului (dacă nu este raportată la timp) – Riști amenzi între 5.000 și 8.000 lei/caz.

Netransmiterea modificărilor în REGES 

Modificările privind salariații trebuie raportate în max. 3 zile lucrătoare, inclusiv:

• Schimbarea funcției, duratei contractului, locului de muncă etc.;
• Modificări salariale sau bonusuri (în 20 zile);
• Detașări (înainte de producerea efectului);
• Suspendări/încetări (cel târziu la data producerii).

Amenda prevăzută: 5.000 – 8.000 lei.

Nepăstrarea dosarului personal

Dosarul personal al salariatului trebuie păstrat fie la angajator, fie la sediul unde are loc încadrarea.  Lipsa lui îți poate aduce o amendă cuprinsă între 3.000 – 6.000 lei.

Refuzul de a elibera documente 

Refuzul de a elibera, în termen de 15 zile lucrătoare:

• Certificate pentru salariați sau foști salariați;
• Adeverințe privind activitatea, salariul, vechimea etc.;
• Extras din REGES.

Amenda prevăzută de lege este cuprinsă între 3.000 – 5.000 lei.

Rapoarte întârziate ale certificatelor medicale 

Pentru raportări întârziate ale certificatelor medicale sau suspendărilor ITM te poate amenda cu sume între 3.000 – 5.000 lei / caz.

Alte contravenții

Se sancționează cu amendă: 3.000 – 6.000 lei:

• Transmiterea eronată sau incompletă a datelor
• Subcontractarea neautorizată a completării REGES
• Netransmiterea în 3 zile a datelor privind contractele de prestări servicii
• Netransmiterea datei începerii sau încetării contractului.

Important pentru antreprenori

• Dacă delegi responsabilitatea REGES Online către contabil sau consultant, ai obligația să oferi o împuternicire oficială (contract prestări servicii/contract individual de muncă în care se menționează clar obligația acestuia de a crea contul REGES și de a-l administra, sau procură notarială).
• Lipsa unei delegări corecte duce la transmiterea ilegală a datelor și implică amenzi pentru firma ta.
• Nu te baza pe “merge și așa”. REGES Online lasă urme digitale clare și Inspecția Muncii are acces complet la istoricul modificărilor.

Cum eviți amenzile?

1. Fă înrolarea în REGES Online la timp (de la 1 octombrie 2025 Revisal nu va mai putea fi accesat).
2. Informează-te constant asupra modificărilor legislative.
3. Folosește persoane autorizate și desemnate oficial pentru transmiterea datelor.
4. Verifică periodic corectitudinea datelor din sistem.
5. Păstrează documentele justificative cel puțin 5 ani.

Concluzie

REGES Online este o obligație legală importantă care îți poate aduce sancțiuni semnificative dacă este ignorată. Acordă atenție acestui aspect și tratează cu seriozitate responsabilitatea raportării angajaților în sistemul electronic al Inspecției Muncii. Nu uita că greșelile sau întârzierile pot atrage amenzi de zeci de mii de lei. 

Soluția? Asigură-te că:

• ai contul creat corect,
• ai desemnat o persoană autorizată să gestioneze REGES,
• colaborezi cu un contabil sau expert HR informat.

Viviana Popa